Gelingt die Kommunikation, gelingt der Wandel

VERÄNDERUNG

Studien belegen: Über 50 Prozent aller fehlgeschlagenen Veränderungsprojekte in Organisationen scheiterten an der mangelhaften internen Kommunikation. Weil die Verantwortlichen ein psychologisches Phänomen außer Acht ließen: Die meisten Menschen reagieren besorgt oder gar verängstigt auf die Nachricht, dass sich ihr Arbeitsalltag verändern wird. Oft sträuben sie sich gegen den angekündigten Wandel und leisten Widerstand. Selbst dann, wenn die Änderungen sie gar nicht betreffen.

Erfolgsfaktor Change Communication

Der Erfolg eines Change-Projektes hängt also maßgeblich davon ab, ausnahmslos alle Beteiligten frühzeitig, ausführlich, ehrlich und kontinuierlich zu informieren. Dabei kommt es entscheidend darauf an, ihnen die Notwendigkeit und das Wesen der Veränderung verständlich und überzeugend zu vermitteln. Idealer Weise verhindert eine durchdachte Veränderungs-Kommunikation das Entstehen von Gerüchten – andernfalls muss sie diese schnell und nachhaltig ausräumen. Auch darf kein Mitglied der Organisation zu der Überzeugung gelangen, von den Medien schneller, umfassender und richtiger informiert zu werden als von den Verantwortlichen in der Organisation.

Pilot:Projekt entwickelt ein stringentes Konzept der Change Communication und realisiert dessen Maßnahmen. Deren Kernaufgabe besteht darin, die Veränderungs-Projekte ihrer Auftraggeber zu flankieren und abzusichern. Seien es Prozessoptimierungen, strategische Neuausrichtungen, Mergers & Acquisitions, Restrukturierungen oder In- bzw. Outsourcings.

Definieren, analysieren, bewerten: Basis des Kommunikations-Konzepts

  • In enger Kooperation mit dem Auftraggeber definiert Pilot:Projekt den Wandel sowie dessen Ergebnis: Was konkret ändert sich wann? In welchen Bereichen finden die Veränderungen statt und warum? Wie soll die Zukunft aussehen?
  • Die Agentur analysiert die internen Interessengruppen: Wer ist wofür verantwortlich? Welche unterschiedlichen Gruppen gibt es in der Organisation? Welche sind am stärksten betroffen? Wer könnte sich der Veränderung widersetzen?
  • Sie bewertet sämtliche mit dem Wandel zusammenhängenden Faktoren: Welche Risiken sind mit dem Wandel verbunden? Wie beeinflussen die Veränderungen die Kultur und die Ziele der Organisation? Wie reagieren die Stakeholder darauf?
  • Pilot:Projekt entwickelt einen Redaktionskalender: Er skizziert die zu vermittelnden Nachrichtenthemen und die Kanäle, über die sie verbreitet werden sollen, und stimmt den Zeitplan mit den wichtigsten Meilensteinen des Programms ab.
  • Die Agentur unterstützt den Auftraggeber dabei, Schlüsselpersonen aus der Organisation auf deren wichtige Rolle als Change Agent vorzubereiten. Dazu gehört, ihre Kommunikationsrollen zu bestimmen sowie sicherzustellen, dass sie Informationen, Know-how und einen Instrumenten-Kasten erhalten.
  • Für den Instrumentenkasten entwickelt Pilot:Projekt geeignete Kommunikationsmittel: Dazu gehören u.a. eine Übersicht der Kernbotschaften, Kommunikationstipps, Folien, Handouts, Infografiken, Poster, FAQs und Kommunikationsinhalte.
  • Die Agentur richtet mit dem Auftraggeber Feedback-Kanäle für alle Mitglieder der Organisation ein und ermöglicht das zeitnahe Beantworten von Fragen und Vorschlägen. Führungskräfte und Change Agents müssen wissen, welche Feedback-Kanäle die Mitarbeiter nutzen können, wie der Antwortprozess abläuft und welche Erwartungen sie an die Beantwortung von Mitarbeiterfragen haben.
  • Zudem bewertet die Agentur in regelmäßigen Abständen mit den Verantwortlichen des Auftraggebers, welche Instrumente die Mitglieder der Organisation am meisten nutzen, welche Maßnahmen sie gut und welche sie weniger gut annehmen, wie sie den Veränderungsprozess sowie den angestrebten neuen Status Quo der Organisation bewerten. Sollten die Resultate es erfordern, stellt die Agentur die Instrumente neu ein bzw. wechselt das eine oder andere Tool aus.

Mit diesem systematischen Vorgehen legt die Change Communication das Fundament für den Erfolg des Veränderungs-Projekts. Denn sie beeinflusst die Mitglieder der Organisation dahingehend, die Notwendigkeit des Wandel zu verstehen, seine Chancen zu erkennen und sich für dessen erfolgreiche Realisation einzusetzen.

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